Umowa podpisana przez internet jest co do zasady ważna, pod warunkiem że spełnia określone wymagania prawa oraz nie dotyczy czynności, dla których wymagane jest zachowanie szczególnej formy (np. aktu notarialnego). Forma elektroniczna lub nawet zawarcie umowy bez podpisu (przez wymianę e-maili lub zaakceptowanie regulaminu online) są powszechnie akceptowane dla większości typów umów cywilnoprawnych w Polsce.
Podstawowe zasady ważności umowy zawieranej przez internet
- Zgodne oświadczenie woli obu stron – to oznacza, że dwie lub więcej osób muszą w sposób wyraźny wyrazić chęć zawarcia umowy i zgodzić się na jej treść;
- Umowa zawarta online, jeśli prawo nie wymaga szczególnej formy – ma taką samą moc prawną, jak tradycyjnie podpisana;
- Przepisy Kodeksu cywilnego oraz rozporządzenie eIDAS umożliwiają wyrażanie woli stron również w formie elektronicznej i przez podpis elektroniczny – nawet zwykły podpis elektroniczny jest co do zasady skuteczny. Nie można odmówić skutku prawnego dokumentom ze względu na ich elektroniczną formę.
Kiedy zwykła umowa internetowa nie jest wystarczająca?
Są sytuacje, w których polskie prawo wymaga zachowania szczególnej formy dla ważności czynności prawnej i wówczas podpisanie takiej umowy wyłącznie przez internet nie wystarczy:
- Sprzedaż nieruchomości – wymaga formy aktu notarialnego;
- Przeniesienie autorskich praw majątkowych – wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności;
- Umowy zastrzeżone w przepisach szczególnych – często spotykane w prawie pracy, finansach czy niektórych relacjach konsumenckich.
Rodzaje podpisów elektronicznych
- Zwykły podpis elektroniczny – dowolna forma (np. skan podpisu, „kliknięcie” akceptacji w serwisie), nie daje domniemania autentyczności;
- Zaawansowany podpis elektroniczny – zabezpieczony certyfikatem, pozwala zweryfikować autora;
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – równoważny podpisowi własnoręcznemu; wymagany dla niektórych czynności prawnych (np. w kontaktach z urzędami, przy spółkach kapitałowych).
Instrukcja krok po kroku: Jak zawrzeć ważną umowę przez internet?
-
Ustalenie treści umowy
Ustalcie wszystkie postanowienia umowy i upewnijcie się, że obie strony wyrażają zgodę na jej warunki.
-
Wybór formy zawarcia
- Jeśli prawo nie wymaga szczególnej formy – wystarczy dowolna wymiana oświadczeń (np. e-mail, formularz na stronie internetowej),
- Dla większego bezpieczeństwa warto zastosować podpis elektroniczny, zwłaszcza jeśli istnieje ryzyko sporu lub trudności z udowodnieniem zawarcia umowy.
-
Podpisanie dokumentu
- Jeśli umowę podpisujecie przez internet, możecie:
- korzystać z platform oferujących podpis elektroniczny (np. Autenti, DocuSign) – obie strony podpisują dokument cyfrowo,
- wymienić oświadczenia woli (przez e-mail, za pomocą prostego „akceptuję”, „zgadzam się”).
- W przypadku szczególnych rodzajów umów pamiętajcie o użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub zachowaniu formy pisemnej/notarialnej.
- Jeśli umowę podpisujecie przez internet, możecie:
-
Archiwizacja
Zachowajcie kopię umowy w bezpiecznym miejscu, najlepiej w formie cyfrowej z potwierdzoną datą i danymi o podpisujących.
-
Weryfikacja podpisu
- Jeżeli korzystacie z podpisów elektronicznych, sprawdźcie, czy dokument jest prawidłowo podpisany (platforma do podpisów zwykle umożliwia weryfikację autentyczności).
- W razie wątpliwości można skonsultować dokument z prawnikiem lub specjalistą ds. IT.
Podsumowanie praktyczne
- Zdecydowana większość umów zawieranych online ma pełną moc prawną;
- Ważna jest intencja i zgoda obu stron oraz brak zastrzeżonej w przepisach formy szczególnej dla danej czynności;
- Warto rozważyć podpis kwalifikowany lub korzystanie z platform zaufanych, aby zapewnić bezpieczeństwo i łatwość udowodnienia zawarcia umowy w razie sporu;
- Dla umów wymagających szczególnej formy należy bezwzględnie trzymać się wymogów prawa (np. akt notarialny, pisemna forma własnoręczna, kwalifikowany podpis elektroniczny).
W razie wątpliwości co do wymogów konkretnej umowy lub jej mocy prawnej warto skonsultować sprawę z prawnikiem.